LATVIJAS REPUBLIKA
JŪRMALAS PILSĒTAS DOMES
INSTRUKCIJA
Jūrmalā

Protokols Nr.27, 9.punkts

Šī instrukcija izstrādāta pamatojoties uz
Latvijas Republikas likumu “Par grāmatvedību”;
LR likumu “Par uzņēmumu gada pārskatiem”;
LR likumu “Par budžetu un finansu vadību”;
LR Iekšējā audita likumu; LR Ministru kabineta
2003.gada 21.oktobra noteikumiem Nr.585 “Noteikumi
par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju”;
LR Finanšu ministrijas 2001.gada 25.jūnija instrukciju Nr.3
“Valsts (pašvaldības) budžeta iestāžu, pašvaldību budžetu
grāmatvedības uzskaites instrukcija”, citiem normatīviem
un LR Finanšu ministrijas, Valsts kases aktiem
par grāmatvedības kārtošanu un organizēšanu

1. VISPĀRĪGIE NOTEIKUMI

1. Šī instrukcija nosaka pašvaldības budžeta iestāžu un aģentūru, kā arī komercsabiedrību ar pašvaldības kapitāla daļu vairāk kā 50% (turpmāk tekstā visi kopā “uzņēmums”) kārtošanas un organizācijas pamatprasības.
2. Gadījumā, ja stājas spēkā grozījumi normatīvajos aktos, kas nosaka atšķirīgu kārtību kā šajā instrukcijā, piemērojamas ir jaunākās normas.
3. Šīs instrukcijas mērķis ir ieviest uzņēmumOs finanšu un grāmatvedības kontroles sistēmu, lai sekmētu racionālu un lietderīgu finanšu līdzekļu izlietojumu.

2. FINANŠU UN GRĀMATVEDĪBAS KONTROLES PAMATNOTEIKUMI

1. Par grāmatvedības darba organizēšanu atbilstoši normatīvo aktu prasībām ir atbildīgs uzņēmuma vadītājs.
2. uzņēmumi grāmatvedības uzskaiti organizē saskaņā ar likumu “Par grāmatvedību” pēc divkāršā ieraksta sistēmas. Divkāršā ieraksta sistēmas princips nosaka, ka katrs grāmatvedības ieraksts sastāv no vienādu summu debeta un kredīta ierakstiem, kas nodrošina grāmatvedības ierakstu datu pareizības pārbaudi.
3. Uzņēmuma grāmatvedība aptver visus uzņēmuma saimnieciskos darījumus, kā arī katru faktu vai notikumu, kas rada pārmaiņas uzņēmuma īpašuma stāvoklī.
4. Uzņēmuma vadītājs nodrošina visu saimnieciskās operācijas apstiprinošo dokumentu oriģinālu, kopiju vai datu attēlu uzglabāšanu.
5. Uzņēmuma vadītājs nodrošina uzņēmuma grāmatvedības kontroles sistēmas izstrādi, ieviešanu un uzturēšanu.
6. Grāmatvedības kontrole ietver metodes un paņēmienus, kurus izmanto, lai kontrolētu uzņēmuma mantas saglabāšanu, saimniecisko darījumu atbilstību normatīvo aktu prasībām, uzņēmuma statūtiem vai nolikumam un iekšējās kārtības noteikumiem, kā arī lai nodrošinātu grāmatvedības sniegtās informācijas savlaicīgumu un pareizību.
7. Lai nodrošinātu grāmatvedības kontroles efektīvu darbību, uzņēmuma vadītājs grāmatvedības darba organizācijā ievēro šādus priekšnoteikumus:

7.1. darba pienākumus veic kvalificēti darbinieki;

7.2. ir sadalīti darba pienākumi, nosakot katra darbinieka konkrēto uzdevumu un viņa atbildības pakāpi;

7.3. darbinieku pienākumi ir sadalīti tā, lai katra saimnieciskā darījuma norisi kontrolētu vairāki darbinieki’;

7.4. ir sagatavoti kvalitatīvi darba organizācijas dokumenti un ievērots nosacījums, ka visos tajos gadījumos, kad nepieciešams rīkoties citādi, nekā minētajos dokumentos norādīts, nepieciešama uzņēmuma vadītāja atļauja;

7.5. uzskaites funkcija ir atdalīta no pārējām uzņēmuma saimnieciskās darbības funkcijām.

8. Grāmatvedības kontroles pienākumus var uzdot veikt arī uzņēmuma iekšēja audita dienesta vai tiem pielīdzināmiem darbiniekiem.
9. Grāmatvedības darbinieki vai uzņēmuma sabiedrības kontrolieri pārbauda kalkulācijās, pielikumos un kopsavilkumos ietvertos aprēķinus un kontējumus, precizē, vai katrs saimnieciskais darījums ir iegrāmatots pareizajā kontā un savlaicīgi un vai norādītās summas ir pareizas, kā arī to, vai visi saimnieciskie darījumi, kas attiecas uz pārskata periodu, parādīti šī pārskata perioda grāmatvedības reģistros un finansu pārskatos.
10. Galvenie iekšējās kontroles veidi ir:

10.1. Pienākumu sadale – lai izslēgtu to, ka viena un tā pati persona veic tādus pienākumus, kas, ja sakombinēti kopā, ļautu tai pilnībā grāmatot veselu darījumu. Pienākumu nošķiršana samazina apzinātas manipulācijas vai kļūdas iespējamību un palielina pārbaudes elementa klātbūtni. Piemēri pienākumiem, kas būtu jānošķir: apstiprināšana, tiešā izpildīšana, uzglabāšana un materiālā atbildība, grāmatošana.

10.2. Autorizācija/apstiprināšana – visiem darījumiem būtu nepieciešams atbildīgas personas apstiprinājums (akcepts), pirms tie tiek veikti. Katrai amatpersonai būtu jānosaka apstiprināšanas limiti.

10.3. Fiziskā kontrole – ir saistīta, galvenokārt, ar līdzekļu saglabāšanu un iekļauj sevī pasākumus, kam jānodrošina tas, ka līdzekļi ir pieejami tikai apstiprinātam personālam.

10.4. Aritmētiskā un grāmatvedības kontrole – šīs ir kontroles procedūras saistībā ar pašu grāmatošanas funkciju, kas pārbauda, vai darījumi, kas jāgrāmato vai jāapstrādā, ir apstiprināti, vai visi darījumi ir iegrāmatoti un vai tie ir pareizi un akurāti apstrādāti.

10.5. Personāla kontrole – jābūt procedūrām, kas nodrošina pārliecību par to, ka personāla spējas ir atbilstošas, lai tie spētu izpildīt tiem uzticētos pienākumus. Jebkuras sistēmas pienācīga funkcionēšana ir atkarīga no to cilvēku kompetences un godīguma, kas to vada.

10.6. Organizatoriskā kontrole – organizācijai jābūt tās struktūras plānam, kas nosaka un sadala pienākumus un norāda atskaišu un informācijas plūsmas visos tās darbības aspektos, ieskaitot kontroli. Piešķirtajām pilnvarām un atbildībai jābūt skaidri definētām.

10.7. Uzraudzība – jebkurai iekšējās kontroles sistēmai būtu jāiekļauj procedūras, ka atbildīgi darbinieki uzrauga ikdienas darījumus un to grāmatošanu.

10.8. Neplānota inventarizācija – pārbaužu plānā iepriekš neiekļauta inventarizācija.

11. Svarīgākās iekšējās kontroles sfēras ir:

11.1. Uzskaites un iekšējās kontroles sistēmu pārskats: atbilstošas uzskaites un iekšējās kontroles sistēmu izveide ir UZŅĒMUMA vadītāja uzdevums.

11.2. Finansiālās un pamatdarbības informācijas pārbaude: pārskats par izmantotajām metodēm informācijas identificēšanai, mērīšanai, klasificēšanai un iekļaušanai atskaitēs. Tās ietver arī atsevišķu posteņu īpašu izpēti, ieskaitot darījumu, atlikumu un ievēroto procedūru detalizētu pārbaudi.

11.3. Pārskats par darījumu ekonomisko raksturu, produktivitāti un efektivitāti, ieskaitot nefinansiāla rakstura kontroles sistēmas organizācijā.

11.4. Pārskats par likumu, norādījumu un citu ārēju prasību, iekšējās politikas un norādījumu, kā arī pārējo prasību, ieskaitot atbilstošu operāciju veikšanas atļauju.

11.5. Īpaša atsevišķu darbības sfēru pārbaude, piemēram, ja ir radušās aizdomas par krāpšanu, pašvaldības mantas izšķērdēšanu, nesaimniecisku, nolaidīgu rīcību u.c. gadījumos.

3. PĀREJAS NOTEIKUMI
Ar šīs instrukcijas spēkā stāšanos savu spēku zaudē Jūrmalas pilsētas domes 2001.gada 19.decembra lēmuma Nr.786 „Par finansu-grāmatvedības kārtošanas un uzskaites pamatprincipiem Jūrmalas pašvaldības iestādēs, uzņēmumos un uzņēmējsabiedrībās ar pašvaldības kapitāla daļu virs 50%” 1.2.punkts.