LATVIJAS REPUBLIKA
JŪRMALAS PILSĒTAS DOMES
INSTRUKCIJA
Jūrmalā

Protokols Nr.27, 9.punkts

Šī instrukcija izstrādāta pamatojoties uz: Latvijas Republikas
likumu “Par grāmatvedību “, LR
likumu “Par uzņēmumu gada pārskatiem”,
LR Ministru kabineta 21.10.2003.gada 21.oktobra noteikumiem Nr. 585
“Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju”,
LR Finanšu ministrijas 25.06.2001.gada 25.jūnija instrukciju Nr.3
”Valsts (pašvaldības) budžeta iestāžu, pašvaldību
budžetu grāmatvedības uzskaites instrukcija”,
LR Finanšu ministrijas 06.09.1993.gada 6.septembra norādījumiem Nr.832
“Norādījumi par inventarizācijām”, ,
citiem normatīviem un LR Finanšu ministrijas, Valsts kases aktiem par grāmatvedības kārtošanu un organizēšanu.

1. VISPĀRĪGIE JAUTĀJUMI

1. Šī instrukcija nosaka pašvaldības budžeta iestāžu un aģentūru, kā arī kapitālsabiedrību ar pašvaldības kapitāla daļu virs 50% (turpmāk tekstā “uzņēmums”) likumā "Par grāmatvedību" noteiktās inventarizācijas norises sagatavošanai, patiesu un pilnvērtīgu inventarizācijas rezultātu iegūšanai un atspoguļošanai inventarizācijas sarakstos, savlaicīgai informācijas izvērtēšanai un atbilstošai iegrāmatošanai.
2. Jūrmalas pilsētas dome katru gadu ar rīkojumu par inventarizācijas komisijām nosaka visus bilances posteņus inventarizācijas noteikumus.
3. Gadījumā, ja stājas spēkā grozījumi normatīvajos aktos, kas nosaka atšķirīgu kārtību kā šajā instrukcijā, piemērojamas ir jaunākās normas.

2. inventarizāciju pamatprincipi

1. Par inventarizācijām uzņēmumā ir atbildīgs tā vadītājs, kurš katru gadu inventarizācijas veikšanai uzņēmumā izveido ar rīkojumu inventarizācijas komisiju atsevišķu objektu (struktūrvienību, noliktavu u.c.) inventarizēšanai.
2. Inventarizācijas komisijas personālo sastāvu, inventarizācijas uzsākšanas un pabeigšanas termiņus nosaka ar uzņēmuma vadītāja rakstveida rīkojumu. Inventarizācijas komisijas locekļiem jābūt iepazīstinātiem ar rīkojumu.
3. Inventarizācijas komisiju sastāvā jāiekļauj darbinieki, kuri spēj īsā laikā noteikt materiālo vērtību veidus, daudzumu un to novērtējumu naudas vienībās.
4. Konkrētu objektu inventarizācijai ieteicams izveidot komisijas sastāvā grupas ne mazāk kā triju cilvēku kopskaitā.
5. Veicot materiālo vērtību inventarizāciju, nav ieteicams pie vienām un tām pašām materiāli atbildīgajām personām norīkot vairākas reizes pēc kārtas inventarizācijas komisijā vienas un tās pašas personas.
6. Aizliegts veikt objekta inventarizāciju, ja attiecīgās inventarizācijas komisijas grupas sastāvs ir mazāks par 2/3 daļām (un mazāk kā 3 cilvēku kopskaitā).
7. Inventarizācija izdarāma materiāli atbildīgās personas (vai tās pilnvarotas personas) klātbūtnē. Ārkārtējos gadījumos (materiāli atbildīgās personas bezvēsts prombūtnes, nāves un citos gadījumos, kad nav iespējama trešās personas pilnvarošana) uzņēmuma vadītājs pieņem lēmumu par inventarizācijas veikšanu bez materiāli atbildīgās personas klātbūtnes, pieaicinot uzņēmuma sabiedrības kontrolieri, zvērināto revidentu vai arī citas uzticamas personas.
8. Līdz inventarizācijas uzsākšanas dienai jābūt pabeigtai visu attaisnojuma dokumentu apstrādei par vērtību saņemšanu un nodošanu, izdarīti attiecīgi ieraksti analītiskās uzskaites dokumentos (kartītēs, grāmatās u.c.) un aprēķināti atlikumi.
9. Pirms materiālo vērtību faktiskā stāvokļa pārbaudes uzsākšanas, inventarizācijas komisijai:

9.1. jāiepazīstas ar inventarizējamo objektu, attiecīgo inventarizācijas instrukciju un jāsastāda inventarizācijas veikšanas plāns;

9.2. jāpārbauda vai visas svēršanas un mērīšanas ierīces ir lietošanas kārtībā;

9.3. jāpārbauda vai uz inventarizācijas brīdi pēdējie saņemšanas un izsniegšanas dokumenti par materiālo vērtību un naudas līdzekļu kustību ir iereģistrēti noliktavas kartiņās, grāmatās un tml. un nodoti grāmatvedībā, pretējā gadījumā jādod laiks šīm darbībām un jāuzsāk inventarizācija tikai pēc tam.

10. Personas, kas atbildīgas par vērtību saglabāšanu, ar parakstu apliecina, ka līdz inventarizācijas uzsākšanai visi vērtību saņemšanas un izsniegšanas dokumenti iereģistrēti un nodoti grāmatvedībā. Attiecīgi paraksti jāsaņem arī no personām, kurām ir avansa summas vērtību iegādei vai pilnvaras vērtību saņemšanai.
11. Ja vērtību inventarizācija nav pabeigta vienā dienā, telpas, kur tiek glabātas vērtības, inventarizācijas komisijai izejot, ir jāaizzīmogo.
12. Inventarizācijas rezultātus atspoguļo inventarizācijas sarakstos ne mazāk kā divos eksemplāros (no kuriem viens paliek materiāli atbildīgās personas rīcībā) un tos aizpilda saskaņā ar šādiem noteikumiem:

12.1. uzrāda sastādāmā dokumenta obligātos rekvizītus: uzņēmuma (kā arī attiecīgās inventarizējamās struktūrvienības) nosaukums, dokumenta nosaukums un numurs, sastādīšanas datums, pamatojums, vērtību un objektu kodi (numuri) un nosaukumi, mēra vienības, daudzums, cenas, summas u.c. (atkarībā no inventarizējamā objekta veida), kā arī ziņas par personām, kuras piedalās inventarizācijā;

12.2.saraksti jāsastāda skaidri un saprotami, izmantojot datoru vai izdarot ierakstus ar roku iepriekš sagatavotā inventarizācijas saraksta veidlapā;

12.3. katrā saraksta lappusē jāuzrāda atbilstošas kontrolsummas (materiālo vērtību kārtas numuru skaits vai visu vērtību kopsumma naturālos rādītājos neatkarīgi no tā, kādās mēra vienībās vērtības uzrādītas);

12.4. sarakstus paraksta visi inventarizācijas komisijas locekļi un materiāli atbildīgās personas.;

12.5. ja vērtību faktisko stāvokli pārbauda, mainoties materiāli atbildīgajām personām, inventarizācijas sarakstu sastāda trijos eksemplāros; Persona, kas pieņem vērtības, parakstās sarakstā par to saņemšanu, bet persona, kas nodod, par to nodošanu;

12.6. ja sarakstos ieraksti tiek laboti, ir jābūt redzamam to sākotnējam saturam;

12.7. kļūdu labošana izdarāma visos sarakstu eksemplāros, svītrojot nepareizos ierakstus, uzrakstot pareizos, kā arī uzrādot kas labojis, kad un kāpēc labots. Labojumi jāparaksta visiem inventarizācijas komisijas locekļiem un materiāli atbildīgām personām. Inventarizācijas sarakstos nav pieļaujams atstāt neaizpildītas rindas, sarakstu pēdējās lappusēs neaizpildītās rindas pārsvītro.

13. Inventarizāciju norisi uzņēmumā reglamentē inventarizācijas instrukcijas, kuras apstiprina uzņēmuma vadītājs. Šajās instrukcijās jāparedz pārskata gada slēguma inventarizācijas sagatavošanas, veikšanas un dokumentēšanas termiņi un kārtība.
14. Pārskata gada slēguma inventarizācija nav obligāti jāveic pārskata gada pēdējā dienā, ja grāmatvedības dati dod iespēju arī bez dabā veiktas inventarizācijas noteikt patiesos materiālo vērtību veidus, daudzumus un to novērtējumu naudas vienībās.
15. Pārskata gada slēguma inventarizāciju drīkst veikt triju mēnešu laikā pirms pārskata gada beigu dienas vai mēneša laikā pēc tās, pārrēķinot inventarizācijas dienā konstatētos atlikumus atbilstoši grāmatvedības datiem pārskata gada beigu dienā.
16. Uzņēmumā var paredzēt arī papildu inventarizācijas, periodiskas inventarizācijas, pēkšņās vai ārkārtas inventarizācijas (gadījumos, kad konstatēta zādzība, vērtību bojāšana, ugunsgrēks vai stihiska nelaime u.c., vai arī kad inventarizācijas veic atbilstoši darba līguma vai koplīguma noteikumiem par darbinieka atbildību, vai kases inventarizācijas, vai arī materiāli atbildīgās personas aizvietošanas gadījumā, kad mainās uzņēmuma vadītājs, galvenais grāmatvedis u.c.). Ārkārtas inventarizācijas tiek organizētas saskaņā ar uzņēmuma vadītāja vai augstākstāvošas organizācijas rīkojumu.
17. Inventarizācijas instrukcijas ir uzņēmuma grāmatvedības apraksta sastāvdaļa.
18. Revīzijas nodaļas darbiniekiem, zvērinātam revidentam vai valsts kontroles revidentam saskaņā ar normatīvo aktu prasībām ir jādod iespēja piedalīties inventarizācijās, vērot to norisi, apskatīt un pārbaudīt visu uzņēmuma mantu, iepazīties ar inventarizācijas instrukcijām. Viņi uz savu atbildību var pieaicināt ekspertus vai lietpratējus. Par pieaicinātajām personām revīzijas nodaļas darbinieks, zvērinātais revidents, valsts kontroles revidents ziņo normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā.
19. Inventarizācijas aktā katra lapa tiek numurēta un katras lapas beigās ir kopsavilkums pa vienību skaitu un summu. Akta pēdējā lappusē ir apkopota inventarizācijas akta vienību skaits, kopsumma, kā arī tieši aiz tā novietojami inventarizācijas komisijas locekļu paraksti.

3. Uzņēmuma īpašumā un lietojumā esošo objektu un līdzekļu inventarizācijas pamatnoteikumi

1. Nemateriālo ieguldījumu inventarizācija:

1.1. Nemateriālos ieguldījumus inventarizē pēc attiecīgajiem dokumentiem, rūpīgi pārbaudot uzrādīto summu pamatojumus atsevišķiem nemateriālo ieguldījumu posteņiem:

1.1.1. vai ir iekārtota nemateriālo aktīvu analītiskā uzskaite pēc to veidiem un atsevišķiem objektiem;

1.1.2. vai atsevišķu pēdējā gadā iegādāto nemateriālo ieguldījumu objektu sākotnējā vērtība atbilst to iegādes un izveidošanas izmaksām; vai nemateriālo ieguldījumu postenī "Koncesijas, patenti, licences, preču zīmes un līdzīgas tiesības" ir paredzētas tikai par samaksu iegūtās ražošanas informācijas izmantošanas, zemes un dabas resursu izmantošanas, ESM programmu produktu izmantošanas un citas tiesības;

1.1.3. vai pareizi ir noteikta nemateriālo ieguldījumu postenī "Uzņēmuma nemateriālā vērtība" atspoguļoto ieguldījumu sākotnējā vērtība (aprēķināta kā starpība starp vesela uzņēmuma pirkšanas cenu un uzņēmuma visu bilances aktīva līdzekļu vērtību, no kuras atskaitītas tā saistības pret kreditoriem);

1.1.4. vai nemateriālo ieguldījumu iegādes un izveidošanas izmaksu norakstīšana tiek veikta sistemātiski atbilstoši spēkā esošajiem noteikumiem; vai nav pieļauta nemateriālo ieguldījumu iegādes izdevumu norakstīšana izmaksās tūlīt pēc to iegādes; vai nemateriālo ieguldījumu sastāvā nav tādas ilgtermiņa izmaksas, no kuru lietošanas nav sagaidāms, ka tiks saņemti palielināti ienākumi, un kas faktiski ir pārvērtušās zaudējumos.;

1.2. Nemateriālo ieguldījumu inventarizācijas rezultāti atspoguļojami inventarizācijas sarakstā, kurā jāuzrāda inventarizēto nemateriālo ieguldījumu nosaukumi (pēc veidiem un objektiem), no kura laika un uz kādu dokumentu pamata tie ir iegrāmatoti, to dokumentāli pamatotā sākotnējā vērtība, vērtības norakstījumi, precizēta atlikusī vērtība.

1.3. Ja nemateriālo ieguldījumu sastāvā ir ieguldījumi, no kuriem vairs nav sagaidāmi paredzētie ienākumi, par to inventarizācijas sarakstā izdarāma īpaša atzīme.

2. Pamatlīdzekļu inventarizācija:

2.1. Inventarizējot pamatlīdzekļus, veicama pamatlīdzekļu objektu apskate dabā, pēc attiecīgajiem dokumentiem pārbaudāmas īpašuma tiesības, kā arī izvērtējama nolietojuma summas atbilstība spēkā esošajiem pamatlīdzekļu nolietojuma uzskaites noteikumiem.

2.2. Pirms inventarizācijas uzsākšanas nepieciešams pārliecināties:

2.2.1. vai ir iekārtotas pamatlīdzekļu inventāra uzskaites kartītes, grāmatas, saraksti u.c. līdzīga rakstura grāmatvedības reģistri, vai tajos ir izdarīti visi nepieciešamie ieraksti;

2.2.2. vai ir iespējas iepazīties ar pamatlīdzekļu tehniskajām pusēm vai citu tehnisko dokumentāciju;

2.2.3. vai uzņēmuma rīcībā ir dokumenti (līgumi, rēķini u.c.), kas pamato īpašuma tiesības uz pamatlīdzekļu objektiem.

2.3. Inventarizācijas rezultātus jāatspoguļo inventāra sarakstos atbilstoši pamatlīdzekļu grupām:

2.3.1. zemes gabali, ēkas un būves un ilggadīgi stādījumi;

2.3.2. tehnoloģiskās iekārtas un mašīnas;

2.3.2. pārējie pamatlīdzekļi un inventārs.

2.4. Pamatlīdzekļi, kas nav uzņēmuma īpašumā (nomāti, iznomāti, pieņemti atbildīgā glabāšanā u.c.), uzrādāmi atsevišķos sarakstos par katru pamatlīdzekļu īpašnieku.

2.5. Uzņēmumam nepiederošo pamatlīdzekļu inventarizācijas sarakstu kopijas iesniedzamas to īpašniekiem salīdzināšanai.

2.6. Ja inventarizācijas gaitā tiek konstatēti objekti, par kuriem uzskaites reģistros nav datu, par tiem sastāda atsevišķus inventarizācijas sarakstus un veic šo pamatlīdzekļu īpašuma, dokumentācijas un vērtības noskaidrošanu.;

2.7. Atsevišķi saraksti sastādāmi arī par:

2.7.1. pamatlīdzekļu objektiem, kuri inventarizācijas laikā atrodas ārpus uzņēmuma (transporta līdzekļi, kas atrodas tālos reisos, citiem uzņēmumiem iznomātie vai atbildīgā glabāšanā nodotie pamatlīdzekļi u.tml.). Šajos sarakstos jāuzrāda: kopš kura laika attiecīgie pamatlīdzekļi atrodas ārpus uzņēmuma kā glabāšanā (atbildībā) tie atrodas;

2.7.2. tālākai ekspluatācijai nederīgiem pamatlīdzekļu objektiem, uzrādot arī ekspluatācijā nodošanas termiņus un iemeslus, kādēļ tie kļuvuši nederīgi (fiziskā novecošanās, bojāšanās, morālā novecošanās, kad ekonomisku apsvērumu dēļ tālāka izmantošana nav lietderīga un tml.).

2.8. Ja konstatēts, ka pamatlīdzekļu, t.sk. ēku un būvju, rekonstrukcijas vai paplašināšanas rezultātā ir būtiski pieaugusi to vērtība, kā arī ja pamatlīdzekļu, t.sk. būvju un celtņu, daļējas likvidācijas rezultātā ir būtiski samazinājusies to vērtība un tas nav atspoguļots grāmatvedības reģistros, pēc attiecīgajiem dokumentiem, kā arī izmantojot ekspertu slēdzienu, jānosaka objektu vērtības palielināšanās vai samazināšanās summa un tas jāatspoguļo inventarizācijas sarakstos.

2.9. Pamatlīdzekļus ieraksta inventarizācijas sarakstos ar pilnu nosaukumu (atbilstoši tehniskajai dokumentācijai un šo objektu pamatuzdevumiem), uzrādot arī, kopš kura laika tie ir uzņēmuma īpašumā, to uzcelšanas vai izgatavošanas gadu, sākotnējo vērtību, pārvērtēšanas rezervi, veidojošos piecenojumus, precizēto nolietojuma summu un atlikušo vērtību. Ja uzņēmumā katram pamatlīdzekļu objektam ir piešķirts kods (nomenklatūras numurs u.c.), arī tas ir jāuzrāda inventarizācijas sarakstā.

2.10. Inventarizācijas sarakstā par zemēm ir jāuzrada zemes dienesta sniegtā informācija salīdzinājumā ar grāmatvedības uzskaitē esošajiem datiem naturālā un summārā izteiksmē.r zemrakst j,lstladarot ierakstus ar roku iepriek�

2.11. Īpaši saraksti ir jāizveido par dzīvojamām ēkām, norādot ēkas kopējo dzīvojamo platību, dzīvokļu daudzumu un uzskaites vērtību salīdzinājumā ar inventarizācijas biroja datiem, kā arī neprivatizēto dzīvokļu daudzumu, to kopējo dzīvojamo platību un vērtību. Ja ir nepieciešams, var iekļaut piezīmēs papildinformāciju tā, lai būtu skaidri izprotams, kas un kādās vērtības ir reģistrēts grāmatvedībā un atspoguļots bilancē. Analogi norāda arī zemi zem dzīvojamam mājām.

2.12. Ceļu segums inventarizācijas sarakstā irt jāuzrada sadalījumā pa kategorijām, norādot to kopgarumu un vērtību, pamatojot tās veidošanos.

2.13. Nepabeigtās pamatlīdzekļu celtniecības darbus un to apjomu inventarizācijas gaitā nosaka, pārbaudot dabā to apmaksāto daļu. Inventarizācijas sarakstā uzrāda objekta nosaukumu un izpildīto darbu apjomu šajā objektā.

2.14. Par nepabeigtajiem celtniecības objektiem, kuri vai nu pilnā apmērā vai daļēji faktiski atrodas ekspluatācijā un kuru pieņemšana nav noformēta ar attiecīgajiem dokumentiem, sastāda īpašus sarakstus.

2.15. Ārpusbilancē esošos objektus ieraksta inventarizācijas sarakstos pa objektu veidiem, uzskaitot katru atsevišķi - meži, ceļi, tilti, zeme, u.c.

2.16. Nomātos pamatlīdzekļus inventarizē saskaņā ar nomas līgumiem.;

2.17. Visus pamatlīdzekļus, kas ir patapinājumā, inventarizē saskaņā ar patapinājuma līgumiem.

3. Finansu ieguldījumu un vērtspapīru inventarizācija:

3.1. Inventarizējot ilgtermiņa finansu ieguldījumus, pārbauda uzņēmuma izmaksas vērtspapīru iegādē, līdzekļu ieguldījumus meitas un citos uzņēmumos, kā arī aizdevumus citiem uzņēmumiem pret tratām, vekseļiem vai citām parādu saistībām uz laiku, ilgāku par 1 gadu.

3.2. Inventarizējot īstermiņa vērtspapīrus un līdzdalību kapitālos (uz laiku, ne ilgāk par gadu), pārbauda uzņēmuma brīvo naudas līdzekļu ieguldījumus ātri realizējamās akcijās, obligācijās u.c., kā arī saņemtos vekseļus un izrakstītās (pieņemtās) tratas, kuru apmaksas termiņš nepārsniedz gadu.

3.3. Finansu ieguldījumu un vērtspapīru inventarizācijas gaitā pārliecinās par tos apliecinošo dokumentu esamību uzņēmumā. Ja uz inventarizācijas brīdi nav saņemti dokumenti, kas apstiprina attiecīgās īpašuma tiesības (akcijas, obligācijas un apliecības par izdarītajiem noguldījumiem u.c.), sastāda īpašu sarakstu, kurā uzrāda attiecīgās summas un iemeslus.

3.4. Ilgtermiņa finansu ieguldījumu, kā arī īstermiņa vērtspapīru un līdzdalības kapitālā novērtējumu pārbauda, pamatojoties uz vērtspapīru biržas tirgus kursu vai oficiālo kursu, kā arī tās akciju sabiedrības, akciju vai obligāciju novērtējumu, kuras līdzdalībniece ir inventarizējamā akciju sabiedrība (kuras īpašumā ir citas akciju sabiedrības akcijas).

3.5. Ilgtermiņa finansu ieguldījumu inventarizācijas rezultātus jāatspoguļo inventarizācijas sarakstos atsevišķi pa ieguldījumu veidiem;

3.6. Īstermiņa vērtspapīru un līdzdalības kapitālu inventarizācijas sarakstos atsevišķi jāparāda: līdzdalība meitas uzņēmumu kapitālā, pašu akcijas un daļas, pārējie vērtspapīri un līdzdalība kapitālos.

3.7. Īpašuma tiesības uz cita uzņēmuma kapitālu salīdzina ar LR Uzņēmumu reģistrā fiksētiem datiem vienu reizi gadā.

3.8. Inventarizācijas sarakstos jāuzrāda:

3.8.1. radniecīgo un asociēto uzņēmumu nosaukumi;

3.8.2. uzņēmumu reģistrācijas Nr. un adrese;

3.8.3. īpatsvars radniecīgo un asociēto uzņēmumu kapitālā;

3.8.4. līdzdalības akciju un daļu skaits;

3.8.5. nominālvērtība katram akciju un daļu veidam;

3.8.6. akciju un daļu kopsumma;

3.8.7. līdzdalības kapitāla novērtējuma rezultāti.

4. Krājumu inventarizācija:

4.1. Vienādu priekšmetu inventarizāciju var veikt arī izlases veidā, lietojot datu izvērtēšanā matemātiskās statistikas metodes. Šādā veidā noteiktā materiālo līdzekļu vērtība nedrīkst būtiski atšķirties no vienlaidu inventarizācijas rezultātiem.

4.2. Krājumu inventarizācijai jāaptver uzņēmumā, ceļā vai pārstrādē atrodošās preču un materiālās vērtības, kas grāmatvedībā tiek uzskaitītas izejvielu, pamatmateriālu un palīgmateriālu, nepabeigto ražojumu, gatavo ražojumu un preču (pārdošanai) sastāvā, kā arī darba un produktīvie dzīvnieki.

4.3. Krājumu inventarizāciju veic, tos obligāti saskaitot, nosverot vai izmērot. Atsevišķos uzņēmumos bez minētajiem vispārīgi izmantojamiem paņēmieniem jāpielieto speciāli paņēmieni (ģeodēziskie mērījumi ar tehniskiem aprēķiniem, paraugu ķīmiskā analīze laboratorijās, pieaicināto ekspertu vērtējumi u.c.), kā arī īpaša inventarizācijas rezultātu fiksēšanas secība (piemēram, izmantojot inventarizācijas žurnālus gadījumos, kad nav iespējams datus uzreiz ierakstīt inventarizācijas sarakstā). Aizliegts inventarizācijas sarakstos ierakstīt datus par vērtību krājumiem pēc materiāli atbildīgo personu vai grāmatvedības sniegtajām ziņām bez to faktiskās pārbaudes;

4.4. Preču un materiālo vērtību inventarizācija veicama tādā secībā, kādā tās izvietotas attiecīgajā glabāšanas vietā. Ja preču un materiālās vērtības glabājas dažādās izolētās telpās, inventarizācija veicama secībā pa glabāšanas vietām. Pēc vērtību pārbaudes ieeja telpā ir jānoplombē (jāaizzīmogo) un jāturpina inventarizācija nākamajā telpā;

4.5. Krājumu inventarizācijas laikā operācijas ar preču un materiālajām vērtībām ir jāpārtrauc. Tomēr, ja šāda pārtraukšana var būtiski ietekmēt uzņēmējdarbības rezultātus (ja inventarizācija ir ilgstoša), uzņēmuma vadītājs inventarizācijas instrukcijā var paredzēt procedūras, kādas jāievēro, pieņemot vai izsniedzot preces vai materiālus, inventarizācijas laikā, lai krājumu kustība būtu stingri kontrolējama. Ieteicama šāda kārtība:

4.5.1. inventarizēšanas laikā preču un materiālās vērtības materiāli atbildīgās personas pieņem inventarizācijas komisijas klātbūtnē. Šīs preču un materiālās vērtības ieraksta atsevišķā sarakstā ar nosaukumu "Inventarizācijas laikā pieņemtās preču un materiālās vērtības". Sarakstā uzrāda, kad un no kā tās pieņemtas, saņemšanas dokumenta datumu un numuru, nosaukumu, daudzumu, cenu un summu. Vienlaicīgi uz saņemšanas dokumenta ar inventarizācijas komisijas priekšsēdētāja parakstu izdara atzīmi "pēc inventarizācijas" ar norādi uz saraksta, kurā šīs vērtības uzskaitītas, numuru un datumu, ierakstu kārtas numuru. Inventarizācijas laikā saņemtās preču un materiālās vērtības noliktavas uzskaitē (kartiņās un tml.) iereģistrē pēc inventarizācijas pabeigšanas;

4.5.2. ja inventarizācija ir ilgstoša, inventarizācijas procesā var tikt izsniegtas preču un materiālās vērtības inventarizācijas komisijas locekļu klātbūtnē.

4.6. Šīs vērtības tiek ierakstītas atsevišķā inventarizācijas sarakstā ar nosaukumu: "Inventarizācijas laikā izsniegtās preču un materiālās vērtības". Šo sarakstu aizpilda analoģiski dokumentiem par inventarizācijas laikā pieņemtajām preču un materiālām vērtībām. Izdevumu dokumentos tiek izdarīta atzīme ar inventarizācijas komisijas parakstu;

4.7. Preces un materiālus, kas glabājas nebojātā piegādātāju iesaiņojumā vai tarā (kastēs, mucās, cisternās, maisos un tml.), var inventarizēt, pamatojoties uz šo preču raksturojošām ziņām (marķējuma), kas atrodas uz iesaiņojuma vai taras, tomēr noteikti jāveic pārbaude dabā (saskaitot, nosverot, izmērot) izlases veidā. Ja, pārbaudot izlases veidā, ir konstatēta starpība starp faktiskajiem rezultātiem un ziņām, kas parādītas marķējumā, jāveic pilna faktiskā vērtību pārbaude;

4.8. Būtiska inventarizācijas procesa sastāvdaļa ir krājumu novērtēšana attiecībā uz to pilnvērtīgumu: par krājumiem, kuri zaudējuši sākotnējo kvalitāti (bojāti vai ar kādiem defektiem, izbeidzies derīguma termiņš, novecojis modelis un tml.), kā rezultātā samazinājusies to sākotnējā vērtība, inventarizācijas sarakstā izdarāms īpašs šos apstākļus raksturojošs ieraksts.

4.9. Inventarizācijas gaitā ir jāpārbauda arī atsevišķu preču vai materiālu veidu apgrozības ātrums (dienās), jānosaka lēnas aprites vai arī nepamatoti augstu atlikumu cēloņi.;

4.10. Ja uzņēmuma grāmatvedībā tara (kastes, mucas, kannas, pudeles, flakoni, maisi un tml.), kas izlietota citu preču un materiālo vērtību iesaiņošanai (iepildīšanai), tiek uzskaitīta atsevišķi, inventarizācijas gaitā jāpārliecinās arī par tās saglabāšanos nebojātā veidā. Taru inventarizē un uzrāda inventarizācijas sarakstos vienlaicīgi ar šīm preču materiālajām vērtībām to glabāšanas vietās;

4.11. Būtiska inventarizācijas procedūras sastāvdaļa ir krājumu identificēšana un to īpašnieka noteikšana.

4.12. Preču un materiālās vērtības, kuras pieder citiem uzņēmumiem un atrodas atbildīgā glabāšanā inventarizējamas reizē ar pašu preču materiālajām vērtībām. Par šīm vērtībām jāsastāda atsevišķs inventarizācijas saraksts, kurā tiek izdarīta atsauce uz attiecīgiem apliecinošiem dokumentiem par šo vērtību pieņemšanu atbildīgā glabāšanā. Šo sarakstu kopijas jāiesniedz attiecīgo krājumu īpašniekiem datu salīdzināšanai un apstiprināšanai;.

4.13. Preču un materiālās vērtības, kas glabājas citu uzņēmumu noliktavās, ieraksta sarakstos, pamatojoties uz dokumentiem, kas apliecina šo vērtību nodošanu atbildīgā glabāšanā. Sarakstos par šīm vērtībām uzrāda nosaukumu, daudzumu, šķiru, faktisko vērtību (pēc uzskaites datiem), datumu, kad krava pieņemta glabāšanā, glabāšanas vietu, dokumentu numurus un datumus.

4.14. Saņemot no uzņēmumiem, kuru atbildīgā glabāšanā šīs vērtības atrodas, inventarizācijas sarakstu norakstus, komisija salīdzina vērtību faktisko daudzumu (pēc inventarizācijas sarakstu norakstu datiem) ar daudzumu, kas konstatēts pēc dokumentiem.

4.15. Sarakstos par preču un materiālajām vērtībām, kas atrodas pārstrādē citos uzņēmumos, tiek uzrādīts pārstrādājošā uzņēmuma nosaukums, vērtību nosaukums, daudzums, faktiskā vērtība pēc uzskaites datiem, vērtību nodošanas pārstrādē datums, dokumentu numuri un datumi.

4.16. Atsevišķos gadījumos, piemēram, ja krājumi glabājas ārzemēs, uzņēmuma vadība var noorganizēt kāda piemērota kvalificēta aģenta klātbūtni inventarizācijā uzņēmuma vārdā un likt viņam par to atskaitīties.;

4.17. Ceļā esošo preču un materiālo vērtību inventarizācija norit, rūpīgi pārbaudot attiecīgo rēķinu pamatojumu.;

4.18. Uzņēmumos, kur nepabeigtie ražojumi ir materiālas dabas, inventarizācijas gaitā ir jānosaka vēl nepabeigto izstrādājumu faktiskais daudzums (apjomi), iestrādes gatavības stadija vai pakāpe.

4.19. Par nepabeigtajiem ražojumiem, kuri paši par sevi izpaužas neviendabīgas masas vai maisījumu veidā (attiecīgajās rūpniecības nozarēs) inventarizācijas sarakstos, kā arī salīdzināšanas sarakstos uzrāda divus kvantitatīvos rādītājus: šīs masas vai maisījuma daudzumu un tās sastāvā ietilpstošo izejvielu un materiālu (pa atsevišķiem nosaukumiem) daudzumu. Izejvielu un materiālu daudzumu nosaka pēc tehniskiem aprēķiniem kārtībā, kāda noteikta uzņēmuma inventarizācijas instrukcijā.

4.20. Inventarizējot nepabeigtos ražojumus, jāievēro visi tie paši pamatnoteikumi, kā citu krājumu veidu inventarizācijās.;

4.21. Ja nepabeigto ražojumu inventarizācijas gaitā tiek konstatēti anulēti pasūtījumi vai pasūtījumi, kuru izpilde apturēta, kā arī sabojātas iestrādes (detaļas, mezgli un tml.), tas jāuzrāda inventarizācijas sarakstā ar īpašu ierakstu vai jāsastāda atsevišķs saraksts.;

4.22. Izejvielas, pamatmateriālus, palīgmateriālus un tml., kas atrodas darba vietās un vēl nav apstrādāti, nepabeigto ražojumu inventarizācijas sarakstos neiekļauj, bet inventarizē īpaši un atspoguļo atsevišķos sarakstos.;

4.23. Krājumu inventarizācijas rezultātus fiksē inventarizācijas (inventāra) sarakstos. Šo sarakstu aizpildīšanas gaitā uzrādāmi visu inventarizācijas procesā pārbaudīto vērtību nosaukumi, marķējumi un citi tos raksturojošie apzīmējumi, kam ir kāda būtiska nozīme uzņēmuma uzskaitē, kā arī patiesais šo vērtību daudzums (apjoms) un kvalitāte. Inventarizācijas saraksti sastādāmi atsevišķi pa krājumu veidiem un materiāli atbildīgām personām.

4.24. Pēc inventarizācijas, inventarizācijas komisija sagatavo nelikvīdo krājumu sarakstu (krājumi, kuri netika izmantoti viena gada laikā), norādot to vērtību, daudzumu.

5. Naudas līdzekļu inventarizācija:

5.1. Naudas līdzekļu inventarizācijas gaitā pārbauda skaidras naudas atlikumus uzņēmuma kasēs, bezskaidras naudas atlikumus uzņēmuma kontos bankās un citās kredītiestādēs, naudas līdzekļus ceļā, kā arī naudas un naudas norēķinu dokumentus bilances sastādīšanas datumā;

5.2. Inventarizējot kasi, pārskaita visas naudas zīmes atsevišķi pa valūtu nosaukumiem un atspoguļo inventarizācijas sarakstos, uzrādot valūtas banknošu (naudas zīmju) skaitu pēc nomināliem un to kopējo summu;

5.3. Naudas līdzekļu atlikumus uzņēmuma kontos bankās un citās kredītiestādēs (Latvijā un ārvalstīs) inventarizē, uzņēmumam un attiecīgajai bankai (kredītiestādei) savstarpēji saskaņojot bezskaidras naudas atlikumus pa kontiem un valūtu nosaukumiem, par ko attiecīgi apstiprina savstarpējās salīdzināšanās dokumentus.

5.4. Uz šo dokumentu pamata sastāda inventarizācijas sarakstus, kuros uzrāda bankas (kredītiestādes) nosaukumu, adresi, konta numuru, valūtas nosaukumu un atlikumu;

5.5. Naudas līdzekļus ceļā (naudas pārvedumus uz uzņēmuma kontu bankā, inkasētos skaidras naudas ieņēmumus un tml.) inventarizē, salīdzinot uzskaitītās summas ar bankas vai citas kredītiestādes pasta kvīšu datiem, pavadrakstiem (kvītīm) par ieņēmumu nodošanu inkasentiem un citiem attiecīgiem dokumentiem;

5.6. Naudas dokumentus (pastmarkas, vekseļu markas, valsts nodevu markas u.c.) inventarizē, saskaitot markas pa to veidiem, un inventarizācijas sarakstā uzrāda to nosaukumus, daudzumu un nominālvērtību;

5.7. Naudas norēķinu dokumentus: no pircējiem, pasūtītājiem un citiem debitoriem saņemtos čekus, kā arī kreditoriem (citiem uzņēmumiem un fiziskām personām) izsniegtos čekus inventarizē šādi:

5.7.1. kreditoriem izsniegtos čekus inventarizē, salīdzinot izsniegto čeku numurus ar banku izrakstiem. Inventarizācijas sarakstā ieslēdz izsniegtos čekus, kuri vēl nav uzrādīti samaksai attiecīgajās banku vai citās kredītiestādēs, uzrādot čeku numurus, izsniegšanas datumus, summas, samaksas termiņus un čeka saņēmēju;

5.7.2. no debitoriem saņemtos, uzņēmuma kasē esošos (bankā neiesniegtos) čekus pārbauda un inventarizācijas sarakstā uzrāda čeku numurus, čeka devēju, izrakstīšanas datumu, iesniegšanas termiņu un summas.

6. Norēķinu inventarizācija:

6.1. Norēķinu inventarizāciju veic saskaņojot prasību un parādu summas ar debitoriem (par aizdevumiem, avansieriem, ar pircējiem un citiem) un kreditoriem (par aizņēmumiem pret obligācijām un citiem aizņēmumiem, t.sk. no kredītiestādēm, norēķiniem ar piegādātājiem un darbuzņēmējiem, par maksājamiem vekseļiem un citiem parādiem).

6.2. Inventarizējot norēķinus, pēc attiecīgajiem dokumentiem pārbauda kontos uzrādītās summas.

6.3. Lai pārliecinātos par saņemamām summām, visiem pircējiem un citiem debitoriem jānosūta izraksti no personīgiem kontiem (salīdzināšanas akti) par viņu parādiem. Izrakstu nosūta kopā ar vēstuli, kurā debitoru lūdz paziņot vai viņš piekrīt vai nepiekrīt personīgo kontu izrakstu summām. Ja vēstulē noteiktajā termiņā atbilde netika saņemta, atkārtoti nosūta izrakstu ar ierakstīto vēstuli.

6.4. Sevišķi rūpīgi jāpārbauda konts "Norēķini ar piegādātājiem un darbuzņēmējiem" attiecībā uz summām par precēm ceļā un norēķiniem ar piegādātājiem par preču materiālajām vērtībām, pieņemtiem darbiem un izmantotiem pakalpojumiem, par kuriem no piegādātājiem vai darbuzņēmējiem norēķinu dokumenti nav saņemti. Pārbaudi izdara pēc attaisnojuma dokumentiem, nosakot piegādātāju, no kura pieprasa rēķinu. Ja inventarizācijas gaitā nav iespējams noteikt piegādātāju, inventarizācijas komisijai par to rakstiski jāziņo uzņēmuma vadītājam. Vienlaicīgi jānoskaidro, vai minēto piegāžu sastāvā nav ieskaitītas summas, kuru atmaksa atspoguļota citā bilances kontā, vai arī summas, kas attiecas uz materiāliem un precēm, kuras faktiski samaksātas un saņemtas, bet iegrāmatotas kā preces ceļā.

6.5. Sastādot inventarizācijas sarakstus, atsevišķi uzrāda īstermiņa prasības un parādus (kad maksājuma termiņš iestājas gada laikā) un ilgtermiņa (kad debitoru parādi saņemami vēlāk nekā gada laikā pēc pārskata datuma un kreditoru parādi maksājami pēc viena gada).

6.6. Inventarizācijas sarakstos jāuzrāda inventarizēto bilances, debitoru un kreditoru personīgo kontu nosaukumi un uz savstarpējās saskaņošanas rezultātiem pamatotas prasību vai parādu summas. Ja nav izdevies saskaņot norēķinu summas, kā arī strīda gadījumā inventarizācijas sarakstā jāuzrāda uz attaisnojuma dokumentu un grāmatvedības ierakstu pārbaudi pamatotas summas. Par strīda gadījumiem ar debitoriem rakstiski jāziņo uzņēmuma vadībai. Ja parāds uzskatāms par nesaņemamu, par to sarakstam jāpievieno attiecīgi dokumenti vai komisijas slēdziens.

6.7. Sastādot īstermiņa parādu inventarizācijas sarakstu, atsevišķi jāparāda arī: dividendes vai summas, kuras paredzētas uzņēmuma īpašniekam vai sadalīšanai starp uzņēmuma īpašniekiem; summas, kuras uzskatāmas par uzņēmuma saistībām nākamajā pārskata gadā; saistības pret darbiniekiem algu izmaksas ziņā; jebkuri uzņēmuma nodokļu un nodevu parādi valsts un pašvaldību institūcijām.

6.8. Inventarizējot bilances posteni “rezerves” jādod šī posteņa inventarizācijas saraksts, kurā ir atšifrētas summas un to rašanās iemesls. Ja tā ir “ilgtermiņa pārvērtēšanas rezerve”, tad jāsastāda saraksts ar pārvērtēšanas summām.

6.9. Veicot šaubīgo debitoru inventarizāciju, tie tiek iekļauti atsevišķā tabulā, sagrupējot tos rašanās secībā jeb pa pārskata gadiem un to izmaiņām. Šiem debitoriem tiek norādīts tā nosaukums, parāda rašanās brīdis, pakalpojuma vai preču nosaukums, atgūstamā summa, uzsāktās tiesvedības, izteiktie brīdinājumi u.tml. piedziņas darbības, atzīme par izslēgšanu u.c. rādītāji, kas ir būtiski debitora apzīmēšanai.

6.10. Nākamo periodu ieņēmumu un izdevumu, uzkrājumu inventarizācijas tiek veikta normatīvajos aktos noteiktā kārtībā.

4. Inventarizācijas noslēgums un rezultātu atspoguļošana

1. Pēc objektu vai bilances posteņu inventarizācijas pabeigšanas inventarizācijas komisija vai attiecīgā inventarizācijas darba grupa noformē noteiktajā kārtībā inventāra (inventarizācijas) sarakstus, pievieno tiem dokumentus, kas iegūti vai sagatavoti inventarizācijas gaitā, kā arī paskaidrojumus un priekšlikumus un iesniedz uzņēmuma vadītājam.
2. Inventarizācijas sarakstos norāda sastādāmā dokumenta obligātos rekvizītus – uzņēmuma un attiecīgās inventarizējamās struktūrvienības nosaukumu, dokumenta nosaukumu un numuru, sastādīšanas datumu, pamatojumu, ziņas par personām, kuras piedalās inventarizācijā, materiāli lietisko vērtību uzskaites vienību nosaukumu un uzskaites kodu (ja tāds ir), mērvienības, daudzumu un citus rekvizītus (cenas, summas), ņemot vērā inventarizējamā objekta veidu un uzņēmuma inventarizācijas instrukcijā noteikto kārtību.
3. Inventarizācijas sarakstus sastāda skaidri un saprotami, izmantojot datoru vai izdarot ierakstus ar roku iepriekš sagatavotā inventarizācijas saraksta veidlapā. Sastādot inventarizācijas sarakstus, jābūt to kopsavilkumam, kurā uzrādīts inventarizācijas aktu skaits, inventarizētās vienības un kopsumma.
4. Uzņēmuma vadītājam (vai citai personai saskaņā ar amata pienākumiem uzņēmumā) rūpīgi jāizskata iesniegtie materiāli:

4.1. vai ir iesniegti inventarizācijas saraksti attiecībā uz visiem pavēlē noteiktajiem inventarizējamajiem objektiem un bilances posteņiem;

4.2. vai inventarizācijas saraksti ir noformēti atbilstoši noteiktajai kārtībai;

4.3. vai iegūtie inventarizācijas rezultāti noteikti atbilstoši inventarizācijas instrukcijai;

4.4. vai iesniegtie paskaidrojumi un priekšlikumi ir pamatoti;

4.5. vai ir pareizi visi inventarizācijas sarakstos uzrādītie aprēķini. Konstatētās kļūdas cenās un aprēķinos jāizlabo saskaņā ar šo instrukciju un normatīvajos aktos noteiktā kārtībā. Katra inventarizācijas saraksta pēdējā lappusē izdara atzīmi par cenu un gala rezultātu aprēķinu pārbaudi, apliecinot ar to personu parakstiem, kas šo pārbaudi izdarījušas.

5. Uzņēmuma vadītājs organizē kontrolpārbaudes par inventarizācijas veikšanas pareizību, nepieciešamības gadījumos (kad konstatēti nopietni inventarizācijas noteikumu pārkāpumi u.c.) uzdod izdarīt atkārtotas, pilnas inventarizācijas.
6. Par tīši nepareizu datu par vērtību faktiskiem atlikumiem ieslēgšanu sarakstos, lai slēptu iztrūkumus un izšķērdēšanas vai materiālo vērtību pārpalikumus, inventarizācijas komisiju locekļi saucami pie atbildības normatīvajos aktos paredzētā kārtībā.
7. Lai varētu precizēt ierakstus bilances kontos saskaņā ar inventarizācijas rezultātiem, uzņēmuma grāmatvedībā sastāda attiecīgus salīdzināšanas sarakstus. Salīdzināšanas sarakstos atspoguļojas starpības starp grāmatvedības datiem un datiem pēc inventarizācijas sarakstiem.
8. Inventarizācijas rezultātu noformēšanai var lietot vienotus reģistrus, kuros apvienoti inventarizācijas sarakstu un salīdzināšanas sarakstu rādītāji.
9. Var arī sastādīt salīdzināšanas sarakstus tikai par tām vērtībām, par kurām konstatētas atšķirības no grāmatvedības datiem.
10. Starpības starp grāmatvedības datiem un datiem pēc inventarizācijas sarakstiem: novērtējumos, vērtību pārpalikumus, iztrūkumus, zudumus (no bojāšanās, morālās novecošanās un citus) jāatspoguļo ar ierakstiem attiecīgajos grāmatvedības kontos, pamatojoties uz uzņēmuma vadītāja norādījumiem, normatīvajiem aktiem un konkrētajā uzņēmumā noteikto kārtību un darba līgumiem (koplīgumiem).
11. Inventarizācijas rezultāti ir jāiegrāmato uzņēmuma grāmatvedības kontos pēc iespējas drīzāk, bet ne vēlāk kā 15 dienu laikā pēc tā mēneša beigām, kurā inventarizācija bija veikta. Pārskata gada slēguma inventarizācijas rezultāti obligāti jāattiecina uz pārskata gadu un jāiegrāmato ar pārskata gada beigu dienas datumu, arī ja inventarizācija faktiski notikusi vai tās rezultāti konstatēti pēc šīs dienas.

5. PĀREJAS NOTEIKUMI

Ar šīs instrukcijas spēkā stāšanos savu spēku zaudē Jūrmalas pilsētas domes 19.12.2001.gada 19.decembra lēmuma nr.786 „Par finansu-grāmatvedības kārtošanas un uzskaites pamatprincipiem Jūrmalas pašvaldības iestādēs, uzņēmumos un uzņēmējsabiedrībās ar pašvaldības kapitāla daļu virs 50%” 1.7.punkts.