- Šī instrukcija nosaka pašvaldības budžeta iestāžu un aģentūru, kā arī kapitālsabiedrību ar pašvaldības kapitāla daļu vairāk kā 50% (turpmāk tekstā visi kopā uzņēmums) naudas līdzekļu uzskaites kārtošanas un organizācijas pamatprasības.
- Šīs instrukcijas mērķis ir noteikt vienotu uzņēmumu naudas līdzekļu uzskaites kārtību Jūrmalas pašvaldībā.
- Gadījumā, ja stājas spēkā grozījumi normatīvajos aktos, kas nosaka atšķirīgu kārtību kā šajā instrukcijā, piemērojamas ir jaunākās normas.
- Naudas līdzekļus uzņēmumos primāri uzskaita pa naudas glabāšanas veidiem
4.1. kase,
4.2. norēķina konti bankās,
4.3. pārējie naudas līdzekļi.
- Lai nodrošinātu kases operāciju pilnīgu uzskaiti, nedrīkst kasiera un atbildīgā grāmatveža pienākumus pildīt viena un tā pati persona.
- Maksājumu reģistrāciju, par darījumiem saņemot samaksu skaidrā naudā, ar norēķinu kartēm vai citiem norēķinu apliecinājumiem uzņēmums veic, izmantojot kases aparātus, kases sistēmas, specializētas ierīces un iekārtas.
- Uzņēmumi, kuri ir atbrīvoti no skaidras naudas reģistrēšanas kases aparātā, saskaņā ar noteikto kārtību izsniedz kvīti, biļeti vai citu darījumu apliecinošu attaisnojuma dokumentu.
- Uzņēmumi, kuri sniedz pakalpojumus pastāvīgajā darbības vietā, ja to skaidrās naudas ieņēmumi mēnesī kopā nepārsniedz 10 minimālās mēneša darba algas, par darījuma saņemto samaksu apliecina ar numurētu un Valsts ieņēmuma dienesta teritoriālajā iestādē reģistrētu kvīti.
- Pašvaldības budžeta iestādes iemaksājot ieņēmumus par sniegtajiem pakalpojumiem norēķinoties iestādes galvenajā kasē, kā izdevumus apliecinošu dokumentu saņem no galvenās izsniedz kases ieņēmuma ordera kvīti.
- Skaidro naudu kasieris pieņem saskaņā ar numurētu kases ieņēmumu ordera kvīti, kurā ir obligāti šādi rekvizīti:.
10.1. Uzņēmuma naudas saņēmēja nosaukums;
10.2. uzņēmuma reģistrācijas numurs vai nodokļu maksātāja reģistrācijas numurs;
10.3. dokumenta nosaukums, numurs un sagatavošanas datums;
10.4. fiziskas personas - naudas maksātāja vārds, uzvārds un personas kods;
10.5. saimnieciskā darījuma apraksts un pamatojums;
10.6. valūtas kods;
10.7. saņemamā skaidrās naudas summa cipariem;
10.8. saņemamā skaidrās naudas summa, izteikta ar vārdiem un cipariem ( šo summu veidojošās valūtu vienības lati ar vārdiem, bet to daļas santīmi ar cipariem);
10.9. uzņēmuma vadītaja vai atbildīgā grāmatveža paraksts;
10.10. kasiera paraksts.
- Par saņemto skaidro naudu maksātājam izsniedz uzņēmuma galvenā vai atbildīgā grāmatveža vai uzņēmuma vadītāja un kasiera parakstītu, ar spiedogu apstiprinātu un numurētu kases ieņēmumu ordera kvīti, kurā ir norādīti visi iepriekšminētie rekvizīti.
- Skaidro naudu kasieris izsniedz saskaņā izdevumu orderiem, kuros norādīti šādi obligātie rekvizīti:
12.1. uzņēmuma naudas izsniedzēja nosaukums;
12.2. uzņēmuma reģistrācijas numurs vai nodokļu maksātāja reģistrācijas numurs;
12.3. dokumenta nosaukums, numurs un sagatavošanas datums;
12.4. fiziskas personas - naudas saņēmēja vārds, uzvārds un personas kods;
12.5. saimnieciskā darījuma apraksts un pamatojums;
12.6. valūtas kods;
12.7. izsniedzamā skaidrās naudas summa cipariem;
12.8. izsniedzamā skaidrās naudas summa, izteikta ar vārdiem un cipariem ( šo summu veidojošās valūtu vienības lati ar vārdiem, bet to daļas santīmi ar cipariem);
12.9. uzņēmuma vadītāja paraksts;
12.10. atbildīgā grāmatveža paraksts;
12.11. saņemtās skaidrās naudas summa, izteikta ar vārdiem un cipariem ( šo summu veidojošās valūtu vienības lati ar vārdiem, bet to daļas santīmi ar cipariem);
12.12. skaidrās naudas saņemšanas datums un naudas saņēmēja paraksts;
12.13. naudas saņēmēja personu apliecinoša dokumenta dati (dokumenta nosaukums, numurs, izsniegšanas datums un vieta);
12.14. kasiera paraksts.
- Kasieris nedrīkst izsniegt no kases skaidro naudu, ja naudas saņēmējs nav parakstījies kases izdevumu orderī.
- Naudas izsniegšanas attaisnojuma dokumentu paraksta uzņēmuma vadītājs vai viņa pilnvarotā persona.
- Skaidras naudas norēķini uzņēmumā veicami par izdevumiem kas saistīti ar darba samaksu ar darbiniekiem, komandējumu izdevumu dienas naudu u.c. neparedzētos gadījumos, kad nepieciešama operatīva samaksa. Vienas neparedzētas iegādes cena nedrīkst pārsniegt Ls 30.
- Ja kasieris izsniedz skaidro naudu, pamatojoties uz izmaksu sarakstu, šī saraksta sākumā uzņēmuma vadītājs un atbildīgais grāmatvedis paraksta atļauju izmaksāt naudu un norāda naudas summu vārdiem un izmaksāšanas termiņu.
- Saskaņā ar izmaksu sarakstu drīkst izmaksāt arī darba algas un citas vienreizējās izmaksas, kā arī dienesta komandējumu izdevumu avansus vairākām personām.
- Ja kases ieņēmumu un izdevumu orderos norāda skaidro naudu ārvalstu valūtā papildus noteiktiem ieņēmumu un izdevumu orderos obligātiem rekvizītiem, norāda arī Latvijas Bankas noteikto attiecīgās valūtas kursu darījumu dienā.
- Fiziskajai personai, kuru juridiskā vai fiziskā persona ir pilnvarojusi saņemt naudu citas personas vietā, skaidro naudu izsniedz, tikai pamatojoties uz šai personai izsniegto pilnvaru. Kases izdevumu ordera tekstā aiz paredzētā naudas saņēmēja vārda, uzvārda un personas koda norāda tās personas vārdu, uzvārdu un personas kodu, kura ir pilnvarota naudu saņemt. Ja skaidro naudu izsniedz saskaņā ar izmaksu sarakstu, kasieris naudas saņēmēja paraksta priekšā uzraksta: "Ar pilnvaru". Naudu, pamatojoties uz pilnvaru, izsniedz saskaņā ar izdevumu orderos nepieciešamajām prasībām. Pilnvaru vai tās kopiju, ja pilnvara nav vienreizēja, pievieno kases izdevumu orderim vai izmaksu sarakstam.
- Naudas saņemšanas dokumentā parakstīties par skaidrās naudas saņemšanu drīkst tikai ar tintes vai lodīšu pildspalvu, norādot saņemto summu cipariem un vārdiem. Ja skaidro naudu saņem, pamatojoties uz izmaksu sarakstu, summu vārdiem nenorāda.
- Pēc noteiktā darba algu vai citu izmaksu termiņa beigām kasieris:
21.1. izmaksu sarakstā pretī to personu uzvārdam, kuras darba algu vai citas izmaksas nav saņēmušas, uzspiež spiedogu vai ar roku ieraksta atzīmi "Neizmaksāts";
21.2. sagatavo neizmaksāto summu sarakstu;
21.3. izmaksu saraksta beigās uzraksta, cik liela darba algu, pabalstu, stipendiju vai citu izmaksu summa ir faktiski izmaksāta un cik liela ir neizmaksātā summa, un apliecina ar parakstu. Ja skaidro naudu izmaksā vairākas personas, tās naudu izmaksā, pamatojoties uz atsevišķiem izmaksu sarakstiem;
21.4. kases grāmatā ieraksta faktiski izmaksāto summu un uz izmaksu saraksta uzspiež spiedogu vai tajā ar roku ieraksta kases izdevumu ordera numuru.
- Grāmatvedībā pārbauda kasieru izdarītās atzīmes izmaksu sarakstos un norādītās izmaksātās un neizmaksātās skaidrās naudas summas.
- Kases ieņēmumu vai izdevumu orderus ar tiem pievienotajiem attaisnojuma dokumentiem aizpilda precīzi un skaidri. Šajos orderos nav pieļaujami nekādi labojumi. Kases ieņēmumu un izdevumu orderos norāda tiem pievienotos attaisnojuma dokumentus.
- Aizpildītus kases ieņēmumu un izdevumu orderus grāmatvedībā pirms iesniegšanas kasē reģistrē kases ieņēmumu un izdevumu orderu reģistrācijas žurnālā. Kases ieņēmumu un izdevumu orderus numurē atsevišķi. Kases ieņēmumu un izdevumu orderus drīkst reģistrēt, izmantojot datortehniku, tad nodrošina izdrukas attiecīgā perioda kases ieņēmuma un izdevuma pārskatus. Pārskatiem jābūt numurētiem no pārskata gada sākuma augošā secībā.
- Kases ieņēmumu un izdruku orderus galvenā grāmatveža un uzņēmumu vadītāja vietā viņu pilnvarotās personas drīkst parakstīt tikai tad, ja uzņēmuma vadītājs to nosaka ar rakstisku rīkojumu. Rīkojuma kopijai un pilnvaroto personu paraksta paraugiem jāatrodas kasē.
- Skaidras naudas saņemšanu reģistrē kases aparātā, kases sistēmā vai specializētajās elektroniskajās ierīcēs un iekārtās (turpmāk kases aparāts) saskaņā ar Ministru kabineta noteikto kārtību. Kases grāmatā šo naudas saņemšanu reģistrē, pamatojoties uz kases aparāta žurnāla datiem, un sagatavo vienu kases ieņēmumu orderi.
- Uzņēmumi, kas atbrīvoti no skaidrās naudas maksājumu reģistrēšanas kases aparātā, darbdienas beigās ieņēmumus iemaksā kasē saskaņā ar kases ieņēmumu orderi un pievieno tam iemaksu attaisnojuma dokumentu kopsavilkuma pārskatu kopā ar attaisnojuma dokumentiem.
- Kases grāmatā ierakstus par attiecīgo periodu sāk jaunā lapā, norādot perioda sākuma un beigu datumu. Kases atlikumam perioda sākumā jābūt vienādam ar kases atlikumu iepriekšējā perioda beigās. Katru skaidrās naudas saņemšanu vai izsniegšanu attiecīgajā periodā ieraksta atsevišķi, norādot kases ieņēmumu vai izdevumu ordera numuru un maksājuma mērķi. Kases grāmatu obligāti noslēdz mēneša pēdējā darbdienā.
- Kases grāmatā aizliegts dzēst ierakstus. Labojumus ar parakstu apliecina uzņēmuma kasieris, kā arī atbildīgais grāmatvedis. Kases grāmata glabājas pie kasiera.
- Ierakstus kases grāmatā kasieris izdara tūlīt pēc tam, kad ir saņemta vai izsniegta kases orderī norādītā skaidrā nauda.
- Katras darbdienas beigās vai katras nedēļas beigās, ja vidējie dienas skaidras naudas ieņēmumi kasē nav lielāki par Ls 100, kasieris saskaita dienas vai attiecīgi nedēļas kases operāciju rezultātus, aprēķina naudas atlikumu kasē, kas nav pretrunā ar instrukcijas 52.un 53.punktu, ieraksta to kases grāmatā un sastāda kases ieņēmumu un izdevumu pārskatu. Minēto pārskatu kopā ar kases ieņēmumu un izdevumu attaisnojuma dokumentiem pret parakstu iesniedz grāmatvedībā.
- Kases grāmatas lapas numurē no gada sākuma augošā kārtībā. Kases grāmatu caurauklo un pēdējā lapā norāda lapu skaitu. Uzņēmuma vadītājs un atbildīgais grāmatvedis ar parakstu un zīmogu apliecina kopējo kases grāmatas lapu skaitu gadā.
- Kases grāmatu drīkst kārtot, izmantojot datortehniku un nodrošinot pārskata izdruku kases grāmatas ielikuma lapu.
- Kasieris kases grāmatas ielikuma lapu kopā ar pievienotajiem attaisnojuma dokumentiem pret parakstu iesniedz grāmatvedībā. Kalendāra gada beigās vai, ja nepieciešams, agrāk izdrukas brošē hronoloģiskā secībā.
- Katru dienu kases grāmatā norāda skaidrās naudas atlikumu kasē dienas sākumā, atsevišķi reģistrē visus dienas skaidrās naudas ieņēmumus un izdevumus, kā arī aprēķina skaidrās naudas atlikumu kasē dienas beigās. Ieņēmumus reģistrē, veicot vismaz vienu ieņēmumu kopsavilkuma ierakstu dienā. Kases grāmatu par skaidrās naudas apgrozību ārvalstu valūtā katrai valūtai aizpilda atsevišķi.
- Ja uzņēmuma vidējie dienas skaidrās naudas ieņēmumi kasē nav lielāki par Ls100, uzņēmums kases grāmatu aizpilda reizi nedēļā un aprēķina skaidrās naudas atlikumu kasē nedēļas beigās. Vidējos dienas skaidrās naudas ieņēmumus kasē aprēķina, ja saskaita katras iepriekšējā kalendāra mēneša darbdienas ieņēmumus kasē un iegūto kopsummu dala ar šī kalendāra mēneša darbdienu skaitu.
- Saimniecisku uzdevumu veikšanai uzņēmuma darbiniekam izsniedz skaidro naudu avansā saskaņā ar uzņēmuma vadītāja rakstisku rīkojumu (atļauju), kurā norādīts naudas saņēmēja vārds, uzvārds, personas kods, valūtas kods un summa, kā arī avansa mērķis.
- Uzņēmuma darbinieks sagatavo avansa pārskatu par avansā saņemtās skaidrās naudas izlietošanu un šim pārskatam pievieno attaisnojuma dokumentus, kas apliecina naudas izlietošanas faktu. Avansa pārskata saturu un iesniegšanas termiņus nosaka uzņēmuma vadītājs.
- Uzņēmumos, kuros ir struktūrvienības (filiāles), skaidrās naudas operācijas drīkst veikt ne tikai kasieris, bet arī cits uzņēmuma vadītāja rakstiski norīkots darbinieks.
- Skaidras naudas atlikuma kasē regulāri pārbauda, veicot inventarizāciju. Inventarizācijas komisija, kuras sastāvā obligāti ir iekļauts atbildīgais grāmatvedis kasiera klātbūtnē pārskaita visas banknotes un monētas un sastāda inventarizācijas sarakstu. Šajā sarakstā norāda inventarizācijā konstatēto skaidrās naudas kopsummu, kā arī banknošu skaitu sadalījumā pa nomināliem. Gada laikā tiek veiktas iepriekš neplānotas inventarizācijas.
- Uzņēmuma vadītājs nosaka atbildīgā grāmatveža pienākumus un atbildību, pilnvaro viņu parakstīt kases ieņēmumu un izdevumu orderus. Kases operācijas veic tā persona, kura saskaņā ar līgumu vai uzņēmuma vadītāja rakstisku rīkojumu (atļauju) pilda kasiera pienākumus.
- Ja uzņēmumā ir tikai viens kasieris un viņu nepieciešams uz laiku aizstāt, ar uzņēmuma vadītāja rakstisku rīkojumu kasiera pienākumu izpilde uzdodama citam darbiniekam. Kasiera prombūtnes laikā visu viņa rīcībā esošo uzņēmuma skaidro naudu un citas materiālās vērtības uzņēmuma vadītājs ar pieņemšanas un nodošanas aktu nodod kasiera pienākumu izpildītājam, ar kuru noslēdz līgumu par materiālo atbildību.
- Naudas izsniegšana no kases bez apstiprinājuma ar naudas saņēmēja parakstu kases izdevumu orderī vai izmaksas sarakstā neattaisno skaidras naudas atlikuma samazinājumu kasē. Šī summa nav atzīstama par iztrūkumu un piedzenama no kasiera. Skaidrā nauda, kas nav attaisnota ar kases ieņēmumu orderiem, atzīstama par kases pārpalikumu un ieskaitāma budžeta ieņēmumos.
- Kasieris ir pilnīgi materiāli atbildīgs par visu viņa pieņemto vērtību saglabāšanu un par jebkuru zaudējumu - gan to, kas kasei nodarīts ar iepriekšēju nodomu, gan to, kas radies tādēļ, ka viņam bijusi pavirša vai negodīga attieksme pret saviem pienākumiem, jo materiālā atbildība iestājas, ieņemot šo amatu.
- Kasierim ir aizliegts uzticēt viņam uzdotā darba izpildi citām personām.
- Visa skaidrā nauda glabājas seifos (ugunsdrošos skapjos), kuru kases darba beigās noslēdz un nepieciešamības gadījumā, ja nav īpaša apsardze, apzīmogo ar kasiera zīmogu.
- Seifu atslēgas un zīmogs glabājas pie kasiera, bet atslēgu dublikāti kasiera apzīmogotā aploksnē uzņēmuma vadītāja seifā.
- Aizliegts glabāt kasē skaidru naudu un citas vērtības, kas nepieder uzņēmumam.
- Pirms kases telpas un seifu atslēgšanas kasierim jāpārbauda, vai slēdzenes, durvis un zīmogojumi nav bojāti. Ja zīmogojums ir bojāts vai norauts, slēdzenes vai durvis salauzti, kasieris par to nekavējoties ziņo uzņēmuma vadītājam, kurš par notikušo ziņo tuvākā policijas iestādē. Pēc tam, kad saņemta policijas atļauja uzņēmuma vadītājs un galvenais grāmatvedis, kā arī kasieris pārbauda naudas līdzekļus, kas glabājas kasē. Šī pārbaude jāizdara pirms kases operāciju sākšanas. Par pārbaudes rezultātiem uzskatāms akts 3 eksemplāros, kurus paraksta visas personas, kas piedalās pārbaudē. Viens akta eksemplārs nododams policijā, otrs nosūtāms Jūrmalas domei, trešais paliek uzņēmumā.
- Kasieris ir obligāti iepazīstināms ar darba pienākumiem un ar parakstu apstiprina, ka apņemas tos godprātīgi izpildīt.
- Uzņēmuma vadītājs ir atbildīgs par skaidras naudas uzglabāšanas drošību.
- uzņēmumu skaidras naudas atlikuma limits kasē dienas beigās nedrīkst būt lielāks par Ls 50, izņemot atalgojumu sarakstu summas, kas norakstāmas 3 darba dienu laikā no to saņemšanas brīža.
- Uzņēmums var apstiprināt atsevišķu uzņēmuma kases operāciju instrukciju (t.sk. pamatotu lielāku kases dienas beigu naudas limitu), kas nav pretrunā ar šo instrukciju.
- Naudas līdzekļu uzskaiti bankās veic pa norēķinu kontiem. Atlikumiem norēķinu kontos jāsakrīt ar bankas kontu izdrukām.
- Pārējie naudas līdzekļi lietojams tā saukto naudas līdzekļi ceļā uzskaitei. Tādi var izveidoties mēneša pēdējās dienas vakarā naudu no kases iemaksā bankā vai nodod inkasatoram, bet norēķinu kontā ieskaita tikai nākamā mēneša pirmajā dienā. Šos naudas līdzekļus uzskaita īpaša kontā.
- Pārskata bilancē visi naudas līdzekļi jānorāda vienā aktīvā postenī naudas līdzekļi.
- Ar šīs instrukcijas spēkā stāšanos savu spēku zaudē jūrmalas pilsētas domes 19.12.2001.gada 19.decembra lēmuma nr.786 Par finansu-grāmatvedības kārtošanas un uzskaites pamatprincipiem Jūrmalas pašvaldības iestādēs, uzņēmumos un uzņēmējsabiedrībās ar pašvaldības kapitāla daļu virs 50% 1.8.punkts.
