JŪRMALAS DOME
Jomas iela 1/5, Jūrmala, LV - 2015, tālrunis: 67093816, e-pasts: pasts@jurmala.lv, www.jurmala.lv
NOTEIKUMI
Jūrmalā
Jomas iela 1/5, Jūrmala, LV - 2015, tālrunis: 67093816, e-pasts: pasts@jurmala.lv, www.jurmala.lv
| 2022.gada 17.februārī | Nr. 1 |
protokols Nr. 3, 7. punkts
Izdoti saskaņā ar Iekšējā audita likuma
3.panta otro daļu un Valsts pārvaldes
iekārtas likuma 93.pantu
I. Vispārīgie jautājumi
1. Noteikumi nosaka iekšējā audita un pārbaudes veikšanas, kā arī konsultāciju sniegšanas kārtību Jūrmalas valstspilsētas pašvaldībā (turpmāk – pašvaldība) - pašvaldības iestādēs un kapitālsabiedrībās.
2. Noteikumi izstrādāti, lai pašvaldībā nodrošinātu vienotu iekšējā audita darba plānošanu un organizāciju atbilstoši normatīvajiem aktiem un starptautiskajiem audita standartiem, kā arī ārējo auditoru, Latvijas Republikas Valsts kontroles, citu pašvaldības darbību uzraugošo valsts pārvaldes institūciju un Jūrmalas valstspilsētas administrācijas Iekšējā audita nodaļas (turpmāk – nodaļa) sniegto ieteikumu ieviešanas uzraudzību.
3. Ja tiek ietekmēta nodaļas darbinieka neatkarība vai objektivitāte, darbinieks nekavējoties informē nodaļas vadītāju, bet nodaļas vadītājs – Jūrmalas domes priekšsēdētāju.
II. Iekšējā audita plānošanas sistēma
4. Nodaļas iekšējā audita apjoms aptver pašvaldību – pašvaldības administrācijas struktūrvienības, pašvaldības iestādes un pašvaldības kapitālsabiedrības (turpmāk – struktūrvienība).
5. Nodaļas darba plānošanas sistēma sastāv no iekšējā audita vides novērtējuma un stratēģiskā plāna (1.pielikums), un nodaļas gada plāna (2.pielikums), ko nodaļas vadītājs izstrādā un iesniedz Jūrmalas domes (turpmāk – dome) priekšsēdētājam apstiprināšanai līdz kārtējā gada 1.februārim.
6. Nodaļas vadītājs nosaka, dokumentē un aktualizē iekšējā audita vidi atbilstoši pašvaldības funkcijām, uzdevumiem un struktūrai, kā arī to izmaiņām.
7. Katrai iekšējā audita vidē iekļautai auditējamai sistēmai (turpmāk – auditējamā sistēma) nodaļas vadītājs veic nozīmīgāko risku novērtējumu. Novērtējot risku, ņem vērā domes priekšsēdētāja, pašvaldības izpilddirektora (turpmāk – izpilddirektors) un struktūrvienību vadītāju, kā arī ārējo auditoru viedokli par auditējamās sistēmas darbību.
8. Auditējamās sistēmas kopējo riska novērtējumu nosaka, saskaitot katra riska veida novērtējuma skaitlisko vērtību.
9. Nodaļas vadītājs izvērtē iegūtos riska novērtējuma rezultātus un iedala auditējamās sistēmas šādās grupās:
9.1. augstas prioritātes auditējamās sistēmas;
9.2. vidējas prioritātes auditējamās sistēmas;
9.3. zemas prioritātes auditējamās sistēmas.
10. Augstu prioritāti piešķir ne mazāk kā 10% auditējamo sistēmu ar augstāko kopējo riska novērtējumu. Pārējās auditējamās sistēmas nosaka kā vidējas un zemas prioritātes auditējamās sistēmas.
11. Izstrādājot nodaļas stratēģisko plānu un gada plānu, nodaļas vadītājs pieņem lēmumu par auditējamās sistēmas iekšējo auditu un pārbaužu biežumu atkarībā no auditējamās sistēmas prioritātes saskaņā ar riska novērtējumu un pieejamajiem nodaļas resursiem, kā arī ņemot vērā pašvaldības darbības specifiku.
12. Nodaļas gada plānā ietver nodaļas stratēģiskā plānā kārtējam gadam noteiktās auditējamās sistēmas, kā arī citus iekšējos auditus, pārbaudes un konsultācijas pēc domes priekšsēdētāja uzdevuma.
13. Nodaļas vadītājs uzrauga nodaļas gada plāna izpildi.
14. Ja ir nepieciešamas būtiskas izmaiņas nodaļas gada plānā, nodaļas vadītājs to aktualizē un iesniedz apstiprināšanai domes priekšsēdētājam. Aktualizētajam nodaļas gada plānam nodaļas vadītājs pievieno izmaiņu nepieciešamības pamatojumu.
15. Domes priekšsēdētājam, t.sk. pēc izpilddirektora vai struktūrvienības vadītāja priekšlikuma, ir tiesības uzdot nodaļai veikt ārkārtas iekšējo auditu, pārbaudi vai sniegt konsultāciju.
III. Iekšējam auditam nepieciešamo un pieejamo resursu saskaņošana
16. Nosakot nodaļas gada plāna izpildei pieejamo darba dienu skaitu, nodaļas vadītājs ņem vērā ar iekšējo auditu nesaistītu darbu izpildi (darbs darba grupās, gada slēguma inventarizāciju novērošana, viedokļa sniegšana par normatīvo aktu projektiem u.tml.), kā arī darbinieku atvaļinājumus un mācības.
17. Iekšējā audita veikšanai nepieciešamo dienu skaitā iekļauj ar audita gada plāna izpildi saistītos darbus, kā arī laiku, kas nepieciešams nodaļas vadītājam darba izpildes uzraudzībai.
18. Nodaļas vadītājs informē domes priekšsēdētāju par starpību starp pieejamajiem un nepieciešamajiem laika resursiem un/vai cilvēkresursiem, kā arī resursu trūkuma iespējamām sekām.
19. Lai samazinātu starpību starp pieejamiem un nepieciešamiem laika resursiem un cilvēkresursiem , domes priekšsēdētājs nepieciešamības gadījumā pieņem lēmumu par papildu resursu vai ārpakalpojuma piesaistīšanu, vai auditējamo sistēmu sadalījuma detalizācijas pakāpes izmaiņām saskaņā ar nodaļas vadītāja ierosinājumu.
20. Apkopotos aprēķinu rezultātus ņem vērā, sagatavojot nodaļas gada plānu.
IV. Iekšējā audita veikšanas posmi
21. Iekšējā audita procesu iedala šādos posmos:
21.1. iekšējā audita plānošana;
21.2. pierādījumu iegūšana un to novērtējums (turpmāk – pārbaužu procedūras);
21.3. iekšējā audita ziņojuma projekta sagatavošana un saskaņošana ar auditējamo struktūrvienību;
21.4. iekšējā audita ziņojuma iesniegšana domes priekšsēdētājam;
21.5. iekšējā audita ieteikumu ieviešanas uzraudzība.
22. Lai nodrošinātu kvalitatīvu iekšējo auditu un sekmētu tajā uzkrāto darba dokumentu apkopošanu un sistematizēšanu, kā arī lai kvalificēta trešā persona varētu izsekot iekšējā audita norisei, visus auditoru sagatavotos darba dokumentus (piemēram, pierādījumu apkopojumus, interviju protokolus, aptauju rezultātu apkopojumus u.tml.) apkopo iekšējā audita lietā.
23. Lai nodrošinātu, ka iekšējā audita lieta pilnīgi un precīzi atspoguļo iekšējo auditu, nodaļas darbinieks dokumentē to informāciju, kas pamato iekšējā audita konstatējumus, secinājumus un ieteikumus.
24. Katrai iekšējā audita lietai piešķir numuru atbilstoši nodaļas gada plānam.
V. Iekšējā audita plānošana
25. Iekšējo auditu veic nodaļas vadītāja nozīmēts darbinieks – atbildīgais auditors, kas nodrošina iekšējā audita veikšanu un uzdevumu sadali auditoriem, ja nodaļas vadītājs audita veikšanu uzdevis vairāk kā vienam darbiniekam.
26. Pirms iekšējā audita uzsākšanas atbildīgais auditors sagatavo un nosūta auditējamai struktūrvienībai informāciju par iekšējā audita uzsākšanu, norādot tā veikšanas pamatojumu, mērķi, pārbaužu procedūru uzsākšanas plānoto termiņu un nodaļas darbiniekus, kas veiks iekšējo auditu, kā arī lūgumu sniegt iekšējā auditā nepieciešamo informāciju.
27. Lai identificētu auditējamās sistēmas riskus, noteiktu iekšējā audita darba uzdevuma apjomu un sagatavotu pārbaužu procedūru programmu, atbildīgais auditors veic auditējamās sistēmas izpēti. Auditējamās sistēmas izpēte (3.pielikums) ietver:
27.1. normatīvo aktu, kā arī citas uz iekšējā audita darba uzdevumu attiecināmas ārējas informācijas analīzi;
27.2. auditējamās sistēmas analīzi (atbildīgie par procesu, darbības, saistītie iekšējie dokumenti, informācijas sistēmas, iekšējās kontroles u.c.);
27.3. auditējamās sistēmas iepriekšējā iekšējā audita rezultātu vērtējums;
27.4. auditējamās struktūrvienības viedoklis par auditējamo sistēmu;
27.5. auditējamās sistēmas risku identificēšana un novērtēšana.
28. Pēc auditējamās sistēmas izpētes atbildīgais auditors nosaka darba uzdevumu un tā apjomu, sagatavo auditējamās sistēmas iekšējās kontroles novērtējumu (4.pielikums) un iekšējā audita posmu pārskatu (5.pielikums), kurus pārbauda un apstiprina nodaļas vadītājs.
29. Darba uzdevumā definē iekšējā audita mērķi.
30. Iekšējās kontroles novērtējumā atbilstoši izvirzītajam darba uzdevumam iekļauj iekšējās kontroles novērtējumu un nosaka konstatētajiem riskiem atbilstošas pārbaudes procedūras, kas nodrošina iekšējā audita mērķu sasniegšanu.
31. Iekšējā audita pārbaudes procedūras var veikt izlases veidā. Izlases metodi un izlases lielumu nosaka un pamato iekšējās kontroles novērtējumā.
32. Ja pārbaužu procedūru laikā rodas nepieciešamība tās mainīt, veic atbilstošas izmaiņas iekšējā audita plānošanas dokumentos, tās saskaņojot ar nodaļas vadītāju.
VI. Pierādījumu iegūšana un to novērtējums
33. Iekšējā audita pierādījumu iegūšanā saņemto informāciju dokumentē pārbaudes procedūru kopsavilkumā (6.pielikums) tā, lai var gūt izpratni par veiktajām pārbaudes procedūrām, to apjomu, rezultātiem, secinājumiem un ieteikumiem.
34. Pārbaužu procedūru kopsavilkumā norāda tā sagatavotāju un pārbaudītāju.
35. Nodaļas vadītājs ir atbildīgs par nodaļas darbinieku darba izpildes pārraudzību. Nodaļas vadītājs var pilnvarot nodaļas darbinieku veikt cita darbinieka iekšējā audita dokumentu pārskatīšanu.
VII. Iekšējā audita ziņojuma sagatavošana
36. Iekšējā audita noslēgumā nodaļas darbinieks sagatavo iekšējā audita ziņojuma projektu (7.pielikums), kuru nosūta auditējamai struktūrvienībai un, ja nepieciešams, pārrunā ar auditējamo struktūrvienību ziņojuma projektā ietvertos iekšējā audita rezultātus.
37. Iekšējā audita ziņojuma projektā ietver iekšējā audita mērķi, apjomu, konstatējumus, secinājumus un ieteikumus.
38. Nodaļas darbinieks iekšējā audita ziņojuma projektā pamato visus konstatētos faktus un secinājumus, izmantojot iekšējā audita lietā ietvertos pierādījumus.
39. Iekšējā audita ziņojuma projektā nodaļas darbinieks norāda ieteikumus un to prioritāti, savukārt auditējamā struktūrvienība norāda ieteikuma ieviešanas termiņu, par ieviešanu atbildīgo struktūrvienību (darbinieku) un plānotās darbības ieteikuma ieviešanā.
40. Iekšējā audita ziņojuma projektu elektroniski nosūta viedokļa sniegšanai auditējamās struktūrvienības vadītājam, nosakot trīs līdz piecu darba dienu termiņu atbildes sniegšanai atkarībā no iekšējā audita ziņojuma projekta apjoma.
41. Informācijas apmaiņu par iekšējā audita ziņojuma projektu dokumentē un iekļauj iekšējā audita lietā.
42. Nodaļas vadītājs un atbildīgais auditors izvērtē auditējamās struktūrvienības vadītāja sniegto viedokli par iekšējā audita ziņojuma projektu un, ja nepieciešams, precizē to.
43. Iekšējā audita ziņojumi ir precīzi, objektīvi, konstruktīvi, pilnīgi, savlaicīgi un lietišķi. Iekšējā audita ziņojumā ietvertie ieteikumi izriet no secinājumiem un secinājumi – no konstatējumiem.
44. Pēc iekšējā audita ziņojuma projekta saskaņošanas atbildīgais auditors izstrādā iekšējā audita ziņojumu, ko paraksta nodaļas vadītājs un vīzē iekšējo auditu veikušie darbinieki.
45. Nodaļas vadītājs iekšējā audita ziņojumu iesniedz domes priekšsēdētājam.
46. Domes priekšsēdētājs izvērtē iekšējā audita ziņojumu ar ietverto ieteikumu ieviešanas grafiku un uzraksta rezolūciju, kurā norāda izpildītāju, uzdevumu, kas veicams izpildītājam, tā izpildes termiņu, kā arī izpildes organizēšanas steidzamību un/vai papildu kontroli.
47. Domes priekšsēdētājs nosaka, kura pašvaldības atbildīgā persona ir iepazīstināma ar iekšējā audita ziņojumu. Nodaļas vadītājs nodrošina, lai domes priekšsēdētāja norādītā atbildīgā persona būtu iepazīstināta ar iekšējā audita ziņojumu.
VIII. Iekšējā audita lieta
48. Iekšējais auditors pievieno iekšējā audita lietai:
48.1. visus ar iekšējo auditu saistītos dokumentus;
48.2. kā pierādījumus pievieno tikai tos dokumentus, kuri pamato iekšējā audita ziņojumā minēto. Iekšējai audita lietai netiek pievienoti melnraksti, tos nepieciešamības gadījumā saglabā atsevišķi līdz nākamajam auditējamās sistēmas iekšējam auditam.
49. Visi iekšējai audita lietai pievienotie dokumenti tiek numurēti atbilstoši iekšējā audita procesa dokumentēšanas prasībām un iereģistrēti katras sadaļas satura rādītājā.
50. Iekšējā audita lieta sastāv no trīs daļām:
50.1. 1.daļa “Plānošanas dokumenti” – ietver visus dokumentus, kas iegūti par auditējamo sistēmu pirms iekšējā audita pārbaužu procedūru uzsākšanas un ir saistīti ar iekšējā audita plānošanas procesu (vēstule auditējamai struktūrvienībai, auditējamās sistēmas izpēte, auditējamās sistēmas iekšējās kontroles novērtējums, iekšējā audita posmu pārskats u.c.);
50.2. 2.daļa “Pārbaudes un novērtēšana” - ietver visus ar pārbaužu procedūru veikšanu saistītos dokumentus (pārbaužu procedūru kopsavilkums ar pielikumiem u.c.);
50.3. 3.daļa “Ziņojums” – ietver iekšējā audita ziņojuma projektu, saņemtos auditējamās struktūrvienības komentārus, iekšējā audita ziņojumu ar tajā ietverto ieteikumu ieviešanas grafiku.
51. Iekšējā audita lietu kārto elektroniskā formā atbilstoši Jūrmalas valstspilsētas administrācijā apstiprinātai lietu nomenklatūrai un izmantojot pieejamos informācijas tehnoloģiju resursus.
52. Iekšējo auditu slēdz divu darba dienu laikā pēc iekšējā audita ziņojuma apstiprināšanas.
IX. Iekšējā audita, pārbaužu, konsultāciju un ārējo uzraugošo institūciju sniegto ieteikumu ieviešanas uzraudzība
53. Nodaļa, izmantojot pašvaldībā pieejamos informācijas tehnoloģiju resursus, izveido iekšējos audit os , pārbaudēs un konsultācijās sniegto ieteikumu, kā arī ārējo auditoru, Latvijas Republikas Valsts kontroles un citu pašvaldības darbību uzraugošo valsts pārvaldes institūciju sniegto ieteikumu datu bāzi – ieteikumu ieviešanas reģistru.
54. Nodaļa nodrošina šo noteikumu 53.punktā minēto ieteikumu ieviešanas uzraudzību.
55. Atbildīgais auditors trīs darba dienu laikā pēc domes priekšsēdētāja rezolūcijas par iekšējā auditā, pārbaudē vai konsultācijā sniegto ieteikumu ieviešanas nodrošināšanu vai pēc ārējo kontrolējošo institūciju pārbaudes dokumenta saņemšanas par neatbilstību novēršanas un ieteikumu ieviešanas nodrošināšanu veic datu ievadi ieteikumu ieviešanas reģistrā.
56. Nodaļas vadītājs ne retāk kā reizi gadā informē domes priekšsēdētāju par ieteikumu ieviešanu. Domes priekšsēdētājs pieņem lēmumu par turpmāko rīcību, ja ieteikums nav ieviests noteiktajā termiņā, ievērojot nodaļas vadītāja, izpilddirektora un struktūrvienības vadītāja viedokli.
57. Nepieciešamības gadījumā iekšējā audita ieteikumu ieviešanas pārbaudei nodaļas vadītājs plāno ieteikumu ieviešanas pēcpārbaudi un to iekļauj nodaļas gada plānā.
X. Nodaļas dokumentu glabāšana
58. Iekšējo auditu, pārbaužu un konsultāciju ziņojumi tiek glabāti elektronisko dokumentu formā pašvaldības lietvedības sistēmā atbilstoši pašvaldībā apstiprinātajai lietu nomenklatūrai. Pašvaldības lietvedības sistēmā tiek nodrošinātas nepieciešamās atsauces uz iekšējā audita, pārbaudes vai konsultācijas lietas numuru.
59. Ar iekšējā audita vai pārbaudes veikšanu, vai konsultācijas sniegšanu saistītie darba dokumenti tiek glabāti iekšējā audita lietā elektroniskā formā nodaļas ierobežotas piekļuves diskā, katrai no auditētajām sistēmām izveidojot atsevišķu mapi, kurā tiek glabāti visi ar auditējamo sistēmu saistītie dokumenti.
60. Nodaļas dokumentu nodošana domes arhīvā notiek saskaņā ar domes noteikto kārtību un par to ir atbildīgs nodaļas vadītājs.
XI. Pārbaudes veikšanas posmi
61. Pārbaude tiek veikta saskaņā ar nodaļas gada plānu vai pēc domes priekšsēdētāja rakstiska rīkojuma.
62. Pārbaudes process sastāv no diviem posmiem:
62.1. pārbaudes procedūra un tās rezultātu novērtēšana;
62.2. ziņojuma sagatavošana un apstiprināšana.
63. Par pārbaudes uzsākšanu nodaļas darbinieks informē struktūrvienību šo noteikumu 26.punktā noteiktajā kārtībā.
64. Ja pārbaudes rezultātā tiek sniegti ieteikumi, nodaļas darbinieks sagatavo un ietver ziņojumā ieteikumu ieviešanas grafiku.
65. Pārbaudi dokumentē, pēc nepieciešamības izmantojot iekšējā audita dokumentu veidlapas.
XII. Konsultāciju sniegšana
66. Konsultācija tiek veikta saskaņā ar nodaļas gada plānu, pēc domes priekšsēdētāja rakstiska rīkojuma vai pēc struktūrvienības rakstiska pieprasījuma.
67. Nodaļa sniedz konsultācijas par pašvaldības iekšējās kontroles sistēmas, funkciju izpildes un pārvaldes uzlabošanu.
68. Par konsultācijas uzsākšanu nodaļas darbinieks informē struktūrvienību šo noteikumu 26.punktā noteiktajā kārtībā.
69. Konsultāciju dokumentē, pēc nepieciešamības izmantojot iekšējā audita dokumentu veidlapas.
XIII. Iekšējā audita izpildes un darba kvalitātes uzraudzība
70. Iekšējā audita izpildes un darba kvalitātes uzraudzības prasības, kā arī nodaļas darba izpildes un kvalitātes rādītāju uzkrāšanas un analīzes prasības nodrošina:
70.1. nepārtrauktu iekšējā audita procesa kvalitātes uzraudzību;
70.2. periodisku nodaļas iekšējo pašnovērtējumu.
71. Iekšējam auditam ir šādi darba izpildes un kvalitātes rādītāji:
71.1. nodaļas darbinieku kvalifikācija;
71.2. nodaļas darbinieku darba pieredzes laiks iekšējā auditā (gados);
71.3. iekšējā audita procesa efektivitāte:
71.3.1. iekšējā audita, pārbaužu un konsultāciju ziņojumu skaits uz vienu nodaļas darbinieka slodzi;
71.3.2. iekšējā audita dienu skaita attiecība pret kopējo nodaļas darbam patērēto dienu skaitu (procentos);
71.3.3. nodaļas gada plāna izpilde (procentos).
72. Nodaļa veic darba izpildes un kvalitātes rādītāju datu uzskaiti par katru kalendāro gadu un analizē minēto rādītāju izmaiņas.
73. Darba izpildes un kvalitātes rādītāju analīzes rezultātus ņem vērā, sagatavojot nodaļas stratēģisko plānu un gada plānu.
74. Nodaļas vadītājs nodrošina:
74.1. nepārtrauktu iekšējā audita procesa izpildes un kvalitātes uzraudzību;
74.2. nodaļas periodisku iekšējo pašnovērtējumu;
74.3. efektīvas uzraudzības sistēmas izveidi gada plāna izpildei.
XIV. Nodaļas darbības pārskati
75. Nodaļas vadītājs sagatavo un līdz pārskata gadam sekojošā gada 1.februārim iesniedz domes priekšsēdētājam nodaļas darbības pārskatu par iepriekšējo kalendāro gadu.
76. Nodaļas darbības pārskatā ietver:
76.1. informāciju par nodaļas gada plānā ietverto un neplānoto iekšējo auditu, pārbaužu un konsultāciju izpildi;
76.2. šo noteikumu 53.punkā minēto ieteikumu ieviešanas kopsavilkumu;
76.3. informāciju par nodaļas darba izpildes un kvalitātes rādītājiem;
76.4. citu nozīmīgu informāciju.
XV. Pārejas noteikumi
77. Audita elektronisko dokumentu ieviešana un lietu elektroniskā vešana jānodrošina līdz 2023.gada 1.janvārim.
78. Ar noteikumu spēkā stāšanos spēku zaudē Jūrmalas pilsētas domes 2014.gada 10.aprīļa noteikumi Nr.1 “Iekšējā audita un revīzijas veikšanas kārtība”.
|
Priekšsēdētājs |
G.Truksnis |
Pielikums Nr.1 PDF
Pielikums Nr.2 PDF
Pielikums Nr.3 PDF
Pielikums Nr.4 PDF
Pielikums Nr.5 PDF
Pielikums Nr.6 PDF
Pielikums Nr.7 PDF